Koha – Övergången som tog in världen

HYLTE I den halländska kommunen Hylte har man nu helt gått över till bibliotekssystemet Koha. Det har varit en resa med många lärdomar. Men det har också varit ett steg mot mer kontroll och lägre kostnader.

Förespråkare av öppen källkod pekar på möjligheten att flytta kontrollen från kommersiella aktörer till användarna själva. Detta har också varit en av ingångarna för biblioteken i Hylte att helt överge sitt etablerade kommersiella bibliotekssystem och gå över till Koha.

– Vi styr själva vilken utveckling vi vill göra och vi gillar grundtanken att man delar med sig av det man gör. Vi äger innehåller och bestämmer vilka funktioner som ska utvecklas. Det är inte tekniken som styr, utan det är vi som styr tekniken egentligen, säger Monica Falk bibliotekschef i Hylte.

I takt med att semestrarna började ebba ut och sensommarens skiftningar satte en annan kulör på vardagen, gick samtliga bibliotek i kommunen över till Koha.

– Det var i september förra året. Vi stängde klockan fyra en fredag. Kvart över fyra fick jag och vår leverantör i Norge en datadump på allt innehåll. På måndag var allt färdigt när vi öppnade och vi körde skarpt. Det var lite nervöst och det gick mycket choklad den dagen. Men migreringen gick bra och systemet fungerade, säger Helena Sandström, it-bibliotekarie i Hylte.

Frihet

Det skarpa skiftet är en del av ett utvecklingsprojekt kring Koha som Regionbibliotek Halland har drivit ett antal år. (Läs artikeln intill) Fram till övergången har hela personalen på biblioteket jobbat i en labbmiljö och testat sig genom systemets alla knappar och menyer. Labbmiljön finns kvar på datorerna för att testa nya funktioner och kalibrera systemet efter hand. Men i sin helhet har man nu ett fungerande bibliotekssystem.

– Det funkar bra. Det är en inlärningsperiod också. Vi har jobbat med Book-it i ganska många år och man är väldigt van att göra som man alltid har gjort. Man känner att fingrarna ibland glider iväg som de brukade göra innan. Alla har varit med i processen hela tiden, så det har gjort att alla är införstådda med att vi kommer utveckla vissa saker längre fram. Vi hade en lista på saker som vi trodde vi ville prioritera och utveckla först. Vi har justerat efterhand som vi har upptäckt att det är andra saker som behöver göras, som att flytta en knapp eller helt enkelt fixa till det så att det funkar rent praktiskt. Nu jobbar vi exempelvis med utskrifterna, så de blir bra. Man får ta ett område i taget. Vi gick inte in i ett färdigt system och under detta året kommer det hända väldigt mycket. Men det är fullt funktionellt, förklarar Helena Sandström vidare.

Att biblioteket tar hem kontrollen över bibliotekssystem och äger själva innehållet skapar också en viss frihet.

– Just att man äger själv gör att man blir oberoende av leverantör. Man kan ta sitt system och placerar det hos en leverantör man trivs med och trivs man inte så tar man sitt system och flyttar vidare, säger Helena Sandström.

Halva kostnaden

En annan viktig aspekt i detta systemskifte var att få ner kostnaderna. Tidigare betalade Hylte runt 120 000 kronor om året för sitt kommersiella system. Nu har kostnaden halverats.

– Detta är inklusive den utveckling vi lägger på systemet. Det är en extremt stor skillnad om vi pratar systemkostnader och då kan vi ändå få in fler funktioner än vad vi hade innan, säger Monica Falk och berättar samtidigt att biblioteket under projekttiden gick över till att bli ett Libris-bibliotek. Även om de rena systemkostnaderna nu är mindre, har antalet timmar personalen får lägga på katalogisering samtidigt ökat.

Behov av en god jurist

En viktig aspekt av övergången till Koha har också varit den juridiska sidan av det hela. Den nuvarande leverantören är ett norskt företag. Det har varit viktigt att avtalet mellan biblioteket och leverantören rimmar med svensk lagstiftning, inte minst kommunallagen och personuppgiftslagen. Ett tydligt formulerat avtal är också viktigt för att säkra driften.

– Avtalet hade jag inte insett var så viktigt, men det är det. Det kan hjälpa att ha kontakt med en god jurist. Man måste veta vilken hjälp man kan få och var man står, säger Helena Sandström

– Om systemet exempelvis ligger nere för lång stund. Hur blir vi kompenserade? Något sådant fanns inte tidigare. Det tyckte vi var viktigt att tänka på. Det påverkar vår verksamhet om inte systemet fungerar. Man måste ha något påtryckningsmedel mot leverantören, fortsätter Monica.

Hela idén med öppen källkod och Koha som system bygger på en öppenhet och att den utveckling som sker på ett ställe delas fritt med andra. Detta är också något som både Monica och Helena understryker är en viktigt att göra en potentiell leverantör uppmärksam på.

Samarbete ger trygghet

Att byta bibliotekssystem kan vara förenat med ett visst mått av nervositet. I en digital tid är det lite av ett hjärta för verksamheten. Olika former av samarbete kan vara lite som samarin för oroliga magar. I Hylte har övergången till Koha varit beroende av regionalt stöd genom Regionbibliotek Halland och det utvecklingsarbete som främst Viktor Sarge har drivit. Det har handlat om alltifrån översättning av avtalstexter till tekniska frågor.

– Han kan ju prata med leverantörerna om de här svåra bitarna, som script och allt. Det här är så banbrytande i Sverige och vi har inte den tekniska kompetensen här i Hylte. Att kompetensen fanns regionalt var väldigt viktigt och helt avgörande för att vi skulle hoppa på Koha, säger Monica Falk.

Anpassning i vardagen

I Hylte valde man att gå över i skarpt läge ganska tidigt. Det är ett mindre system, där man exempelvis inte jobbar med e-böcker eller har någon bokbuss.

– Det är ju mer komplicerat med större system som har fler grejer kopplade till sig. Men för oss var det en fördel att inte ha allt färdigt, så vi kunde utveckla saker på vägen. Vi kan justera och anpassa det så det blir så bra som möjligt för vår vardagliga verklighet. Vi tar oss den tiden, säger Monica Falk

Även om Hylte inte har någon bokbuss och är i behov av att utveckla mobila lösningar utifrån just den specifika funktionen, så ser de samtidigt fördelar med Kohas webbaserade gränssnitt. Med en liten scanner kopplad till en läsplatta har personalen full mobilitet.

– Just den här friheten är en sak som jag gillar, att man kan ta upp det var man vill. Man kan ta med sig en boklåda och börja låna ut böcker på stranden. Det har vi inte testat än, men det är fullt möjligt. Det ger en frihet att kunna ta jobbet med sig. Det är väldigt smidigt, säger Helena Sandström.

En del av världen

Utvecklingen fortsätter under året. Det som i dagsläget saknas räknar personalen med att det så småningom faller på plats. Som en del av ett större kollektiv kring en slags biblioteksdriven innovation, finns också en förhoppning om att kunna ta del av vad andra eventuellt utvecklar.

– Det vi saknar idag är en fjärrlånemudul. Det är väl någon i världen som tittar på en lösning som kan vara intressant. Men annars kommer vi satsa pengar på det i projektet istället. Det är ju det fina med Koha, att det kan vara någon annan i världen som utvecklar det man vill ha. Då kan vi ta hem det, översätta och kanske anpassa det lite för att använda det själva. Det är ett nytt sätt att jobba, att man får hålla lite koll på vad som händer i Koha-världen. Det är en viktig del av friheten, säger Helena Sandström.