Helsingborg satsar på välmående och trygga medarbetare

Helsingborg satsar på välmående och trygga medarbetare

En omvärld som präglas av osäkerhet kräver hållbara och motståndskraftiga organisationer som kan möta förändringar. I ett tvåårigt projekt satsar Helsingborg bibliotek på att bygga upp en arbetsplats där medarbetarna ska känna sig trygga och lättare kunna hantera negativa situationer.

Ett samhälle som förändras snabbt ställer krav på arbetsplatser där medarbetarna kan hitta trygghet och hållbarhet i vardagen. På Helsingborg bibliotek pågår sedan våren 2021 satsningen Den hållbara arbetsplatsen i samarbete med institutionen för psykologi vid Lunds universitet. Målet är att utveckla en organisationskultur som kan hantera nya roller och arbetsuppgifter på biblioteket.

– Vi lever i en omvärld som präglas av hög grad av osäkerhet kring hur framtiden kommer att se ut och det gör att vi behöver verktyg för att kunna hantera det som kommer. Vi kan inte ha en lösning som passar alla utan måste vara mer situationsanpassade och försöka hitta vad som skapar stabilitet, säger Catharina Isberg, som har ansvarat för biblioteksverksamheten i Helsingborg i nio år.

Under de snart två år som projektet har pågått har Catharina och Magnus Lindén, docent i psykologi, haft flera föreläsningar och workshops med biblioteketsmedarbetare. Innehållet har satts ihop av Magnus i samarbete med projektgruppen som har bestått av Catharina, en avdelningschef, HR-chefen och ett av skyddsombuden.

– Vi har först haft en föreläsning och sedan en workshop där vi har försökt att få medarbetarna engagerade i de frågor som vi har gått igenom. Till exempel har de fått prata om hur de hanterade osäkerheten under pandemin och vilka lärdomar de har kunnat dra av det. De har varit jätteengagerade och kommit med massor av input, förklarar Magnus.

– Ja, de uppskattar insatsen väldigt mycket och tycker också det är bra med den forskningsanknytning som finns, instämmer Catharina.

Se negativa saker som utmaningar

Ett av momenten i projektet har varit att träna medarbetarna i att inte undvika risker, utan istället våga möta oväntade situationer och se negativa saker som utmaningar. Forskning visar att den som tar sig an svåra situationer mår mycket bättre än den som inte gör det.

– Vi är väldigt duktiga på att bygga organisationer som kan hantera en specifik sorts hot, som till exempel mobbning och kränkningar, men om det händer något annat, som coronapandemin, har vi ingen beredskap för det. En motståndskraftig organisation anpassar sig däremot snabbt till situationen och kan agera under de nya förutsättningarna, säger Magnus och tillägger:

– Om vi tränar människor i att tycka det är kul med utmaningar tar de sig an uppgiften på ett mer positivt sätt och den typen av tankesätt gör oss mer effektiva och stresståliga på arbetsplatsen.

Medarbetarna har också fått diskutera begreppet »good enough«, att inte överprestera utan att sänka standarden lite grann och fokusera mer på sådant som är viktigare. Ofta ställer vi höga krav på oss själva för att vi inte ska uppfattas som slarviga, menar Magnus. Men om kulturen är positiv blir människor inte rädda för att sänka kraven eller göra fel.

– Man ska vara snäll mot sig själv och inte överarbeta saker innan man lämnar dem ifrån sig, säger Catharina. Man ska också vara snäll mot andra och inte göra en jättegrej av ett stavfel eller en felformulering, utan tänka att det var good enough. Det skapar en hållbarhet i arbetsvardagen.

Smarta arbetsvanor för att må bra

Under de senaste åren har biblioteket även tagit in en konsult som har pratat om smarta arbetsvanor – hur medarbetarna kan lägga upp sin arbetsdag för att må bra. Det kan till exempel vara att inte läsa mejl hela tiden utan att ha vissa tider för det. Eller att planera in uppgifter som kräver hög koncentration till när man är som piggast under dagen.

– Vi har jobbat med detta i flera omgångar, bland annat när vi har fått in nya medarbetare. Ingen ska behöva bränna ut sig på grund av sitt arbete, där har vi alla ett ansvar för oss själva och för varandra, säger Catharina som talar utifrån egen erfarenhet.

– Jag brände själv ut mig för drygt tjugo år sedan och det har gjort att de här frågorna är av extra stor vikt för mig.

Enligt Magnus pekar forskningen tydligt på att det som orsakar utbrändhet är dålig arbetsstruktur – det är en chefsfråga istället för en rekryteringsfråga. För att arbetsstrukturen ska bli hållbar gäller det att medarbetarna får vila och återhämta sig.

– Vi behöver återhämtning och det är inte något som man kan vänta med till helgen och semestern. Det ska kännas okej att ta en liten paus antingen genom att fika med kollegorna, eller att sätta sig ner i lugn och ro några minuter. Vi pratar mycket om detta och försöker stötta varandra i att göra det, säger Catharina.

Gör det för helsingborgarna

Än så länge har biblioteket inte hunnit jobba så mycket mellan insatserna som man hade tänkt från början. Det har helt enkelt inte funnits tillräckligt med ork på grund av pandemin och Ukrainakrisen. Samtidigt handlar inte projektet om att jaga en massa mål, utan det är själva processen som är det viktiga, hävdar båda.

– Projektet ska inte resultera i en massa handlingsplaner eller åtgärdslistor utan det viktiga är vad som händer inom oss. Men det är svårt att ta in för vi är alla väldigt prestationsinriktade, förklarar Catharina.

När projektet avslutas vid årsskiftet ska materialet utvärderas och sammanställas i en rapport som vem som helst kommer kunna ta del av. Arbetet har redan väckt intresse i andra verksamheter.

Kommer de som besöker biblioteket att märka någon skillnad?

– Ja, allt vi gör är för helsingborgarnas skull. När man ska använda en verksamhet märker man ju vilken kultur som finns där, om det finns en öppenhet mellan kollegor och en värme. Det här arbetet sipprar ut till våra användare, svarar Catharina som i slutet av september lämnar Helsingborg för att istället bli bibliotekschef i Lund.

Text: Paula Isaksson

Bild: Lotta Wittinger

FAKTA

Projektet Den hållbara arbetsplatsen på Helsingborg bibliotek startade våren 2021 och avslutas vid årsskiftet.
Det finansieras av Region Skåne och är ett samarbete mellan biblioteket och Institutionen för psykologi vid Lunds universitet. Satsningen är delvis en fortsättning på det tidigare samverkansprojektet Den hälsosamma arbetsplatsen.

Author Description

admin

Det är administratören som lagt in det här.

Västra Götalandsregionen Förvaltningen för kulturutvecklng

Postadress

Regionens hus
405 44 Göteborg

Besöksadress

Bergslagsgatan 2
411 04 Göteborg

Telefon

031-333 51 00 (växel)
010-441 42 00 (växel)

E-post

redaktionen@noll27.se
Tillgänglighet